Si tu empresa aún gestiona los viáticos manualmente, debes conocer este dato crucial: según un estudio de la Global Business Travel Association (GBTA), procesar un informe de gastos tiene un costo promedio de 58 euros. Imagina que tu empresa tiene 10 empleados en viaje de negocios, cada uno presentando 10 informes de gastos. En total, estarías gastando 580 euros solo en procesar esos informes.
Esos 580 euros podrían invertirse de manera más eficiente en un sistema de gestión de gastos que automatice estos procesos. La automatización significa adiós al papeleo y las hojas de cálculo, reducción del trabajo administrativo y procesamiento más rápido. Además, un sistema de gestión de gastos puede mejorar el cumplimiento de políticas de tu empresa y eliminar gastos fraudulentos.
Beneficios de Automatizar la Gestión de Viáticos:
1. Elimina Papeleo y Errores: Los informes manuales llenos de errores y el tedioso papeleo son cosa del pasado. Con un sistema de gestión de gastos, los empleados pueden capturar recibos con sus teléfonos y cargarlos directamente en una app, ahorrando tiempo y reduciendo errores.
2. Mejora Cumplimiento de Políticas: Aplicar y mantener el cumplimiento de políticas de gastos de viaje es más fácil con un sistema adecuado. Este puede personalizarse para detectar automáticamente gastos que infringen las políticas, simplificando el trabajo del equipo financiero.
3. Previene Fraude de Viáticos: La entrega manual de recibos facilita el fraude de viáticos. La automatización puede detectar entradas duplicadas y enviar notificaciones para resolver problemas, reduciendo significativamente el fraude.
4. Ahorra Tiempo en Aprobaciones y Reembolsos: Los flujos de trabajo eficientes aceleran la aprobación y el reembolso de viáticos, evitando retrasos y descontento entre los empleados.
5. Aumenta Visibilidad: Los sistemas de gestión de viáticos ofrecen amplios informes sobre gastos, viajes y reembolsos, permitiendo tomar decisiones rápidas y bien informadas.
